Politique de
Confidentialité

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée (ci-après loi « Informatique et Libertés ») et au règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), Optimal Ways garantit le respect de la vie privée des Utilisateurs du Site en sa qualité de Responsable de traitement.

Le Responsable du traitement est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. Lors de votre visite sur le Site, d’autres sociétés sont susceptibles de collecter des données à caractère personnel vous concernant. Ces sociétés peuvent éditer des cookies et traceurs détaillés à la section 4 du présent document.

On entend par Données à caractère personnel (ci-après les « Données ») toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ; tel que ce terme est défini par la réglementation en vigueur.

1. Les finalités de la collecte de Données

La base juridique des traitements

En vertu de la réglementation applicable, Optimal Ways n’est autorisée à utiliser les données personnelles de ses utilisateurs que si elle dispose d’une base juridique valable. Optimal Ways doit s’assurer fonder ses traitements sur une ou de plusieurs des bases juridiques suivantes :

– le consentement ;
– le contrat ;
– l’obligation légale ;
– la sauvegarde des intérêts vitaux ;
– l’intérêt public ;
– les intérêts légitimes.

Un intérêt légitime du Responsable ne doit pas aller à l’encontre des droits et libertés des utilisateurs.

Le traitement de ces Données peut également se reposer sur le consentement de l’Utilisateur, notamment afin de pouvoir répondre à ses demandes. L’Utilisateur est informé que ses informations seront destinées aux services et sous-traitants strictement habilités d’Optimal Ways à des fins de gestion des demandes d’information.

Dans ce cas, l’Utilisateur peut retirer son consentement à tout moment. Un tel retrait ne remettra pas en cause la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Objet du traitement de Données mis en place par le Responsable

Optimal Ways est amenée à collecter et à enregistrer des données à caractère personnel des utilisateurs pour administrer et gérer le Site. Pendant la consultation du Site ou l’accès aux services en ligne d’Optimal Ways, l’Utilisateur peut être sollicité pour communiquer volontairement certaines données personnelles, notamment par le biais des formulaires de collecte.

L’ensemble de ces Données sont traitées selon des finalités déterminées, claires et explicites, légitimes, conformément à la réglementation applicable.

  • Finalité #1 : la mise en ligne des formulaires de contact. Base légale : intérêt légitime d’Optimal Ways pour répondre aux demandes des utilisateurs.
  • Finalité #2 : la gestion des candidatures. Base légale : intérêt légitime d’Optimal Ways d’assurer une continuité d’activité au sein des services.

2. Les données traitées

Dans le cadre des finalités suscités, Optimal Ways est amené à traiter les catégories de données suivantes :

  • Données relatives à votre identité : ces Données désignent notamment votre nom, votre prénom, votre fonction, votre adresse électronique, votre adresse postale, votre numéro de téléphone.
  • Données relatives à la navigation sur le Site (horodatage, adresse IP des usagers, données techniques relatives à l’équipement et au navigateur utilisés par les usagers, cookies) et sur les plateformes numériques via des boutons de partage et des médias (cookies et autres traceurs) ;
  • Données relatives à la gestion des contacts usagers (horodatage et objet de la demande, suivi, suites apportées, statistiques) ;
  • Statistiques d’audience des sites web et d’utilisation des services en ligne proposés par le Responsable.

3. Les sources des Données collectées

Le Responsable collecte les données directement auprès des Utilisateurs du Site par le biais des formulaires de contact qui sont disponibles en ligne.

Dans certains cas, le Responsable peut également collecter des Données auprès de partenaires tiers afin de mettre à jour les informations dont il dispose. Il s’agit des partenaires suivants :

  • HubSpot

4. Les destinataires des Données

Vos Données sont traitées par les équipes internes d’Optimal Ways habilitées pour opérer les traitements précédemment évoqués. En outre, seuls les prestataires de service et leur personnel limitativement habilités sont autorisés à accéder à vos Données et ce, eu égard aux prestations spécifiques qui leur sont confiées et qu’ils doivent réaliser pour le compte exclusif d’Optimal Ways dans le strict respect d’obligations notamment de sécurité et de confidentialité.

Avec votre consentement, lorsqu’il est requis, vos Données sont susceptibles d’être transmises à des partenaires notamment afin qu’ils vous adressent des informations et actualités sur les services et produits qu’ils proposent.

Lorsque la réglementation applicable l’exige, Optimal Ways est susceptible de transmettre vos Données aux organismes et autorités légalement autorisés à y accéder (notamment les autorités judiciaires et administratives).

5. La sécurité des Données

Optimal Ways prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données afin, notamment, d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, divulguées et que des tiers non autorisés y aient accès. Les mesures techniques et organisationnelles prises par Optimal Ways pour protéger les Données garantissent un niveau de sécurité adapté au risque.

6. Les droits de l’Utilisateur sur ses Données

L’Utilisateur du Site est informé qu’il dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, de limitation, de portabilité (lorsqu’il s’applique) et d’opposition pour des motifs légitimes sur les Données le concernant.

Par ailleurs, chaque email envoyé par Optimal Ways vous indique comment ne plus le recevoir.

L’Utilisateur du Site dispose également d’un droit de définir des directives relatives au sort de ses Données après son décès. Dès lors, l’Utilisateur a le droit de prévoir – avec le DPO d’Optimal Ways – des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses Données après son décès.

En l’absence de directives ou de mention contraire dans ces directives, les héritiers de l’Utilisateur pourront – après son décès et en produisant un certificat de décès – exercer lesdits droits sur ses Données. Les héritiers pourront faire procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt, s’opposer à la poursuite des traitements de Données le concernant ou faire procéder à leur mise à jour.

L’Utilisateur et/ou les héritiers peuvent exercer ces droits en s’adressant au service DPO d’Optimal Ways via l’adresse de contact suivante : dpo@optimalways.com.

L’Utilisateur dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les Utilisateurs du Site sont tenus de respecter les dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGPD, notamment en s’abstenant de toute collecte ou utilisation détournée des Données auxquelles ils accèdent.

7. La durée de conservation des Données

Le Responsable conserve vos Données pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités exposées par la présente politique. Au-delà, vos Données sont susceptibles d’être archivées pour respecter les obligations légales auxquelles le Responsable est soumis, ou, à défaut, supprimées.

Les Données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale par le Responsable sont archivées conformément aux dispositions en vigueur.

  • Les données relatives aux échanges avec les prospects sont conversées pour une durée de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la personne.
  • Les données des journaux (logs) du site internet sont conservées douze mois.
  • Les données relatives au recrutement sont conservées pendant deux ans à compter du dernier contact pour une candidature non retenue ou durant toute la période de l’emploi.
  • Les données nécessaires à la production de statistiques d’audience et d’utilisation des services en ligne sont conservées durant vingt-quatre mois, dans un format ne permettant pas l’identification des personnes par leur adresse IP, et comportent un identifiant (relatif au cookie) conservé pour une durée maximale de treize mois, sauf opposition de la personne concernée.

8. Transferts internationaux des Données

Vous êtes informé que des Données vous concernant peuvent être transmises ou stockées pour les besoins des finalités définies dans la présente politique à des sociétés situées dans des pays hors de l’Union européenne (Google LLC, Hubspot, etc.) et ne présentant pas un niveau de protection adéquat en ce qui concerne la protection des Données.

Préalablement au transfert hors Union européenne, et conformément à la réglementation en vigueur, Optimal Ways met en œuvre toutes les procédures requises pour obtenir les garanties nécessaires à la sécurisation de tels transferts.

Nous utilisons des clauses contractuelles standard approuvées par la Commission européenne et nous nous appuyons sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne concernant certains pays, le cas échéant, pour les transferts de Données de l’Espace économique européen vers les États-Unis et d’autres pays.

9. Modification de la politique de confidentialité

Toute modification par Optimal Ways de la présente politique fera l’objet d’une mise à jour sur le Site.

Vous êtes invité à consulter régulièrement la présente politique afin de prendre connaissance de toute mise à jour ou modification.

Si l’une quelconque des clauses de la présente politique est déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite mais n’entraînera pas la nullité des autres clauses de la politique.

10. Gestion des cookies

Le Site internet https://www.optimalways.com/fr/ d’Optimal Ways implante des « cookies », c’est-à-dire des fichiers de petite taille, sur votre disque dur, afin de faciliter votre accès aux services proposés.

À tout moment, vous pouvez mettre à jour la gestion de vos cookies et modifier vos choix concernant l’acceptation ou le refus en cliquant ici ou sous l’image ci-dessous.

Ces cookies sont classés en plusieurs catégories et peuvent être de plusieurs types.

1. Qu’est-ce qu’un « cookie » ?

Le terme cookie englobe plusieurs technologies permettant d’opérer un suivi de navigation ou une analyse comportementale de l’internaute. Ces technologies sont multiples et en constante évolution. Il existe notamment les cookies, tag, pixel ou code Javascript.

Le cookie est un petit fichier texte enregistré par le navigateur de votre ordinateur, tablette ou smartphone et qui permet de conserver des données utilisateur afin de faciliter la navigation et de permettre certaines fonctionnalités.

2. Types de cookies

Les principaux types de cookies :
• Les cookies internes (« first party »), déposés par Optimal Ways pour les besoins de la navigation et du fonctionnement du site ;
• Les cookies tiers (« third party »), déposés par des sociétés partenaires tierces afin de mesurer l’audience du Site et d’établir des statistiques relatives à celle-ci. Ils sont destinés à améliorer l’interactivité du site. Ces cookies sont directement gérés par les sociétés qui les éditent et qui doivent également respecter la réglementation en vigueur.

Les cookies pouvant être installés par le Site, en fonction, le cas échéant, de votre consentement, sont les suivants :

Nom du cookie Finalité Origine Destinataire(s) Durée de conservation